1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur paylex.fr et via le portail client est :
- Paylex [À COMPLÉTER — raison sociale complète]
- Siège social : [À COMPLÉTER — adresse postale]
- Email : contact@paylex.fr
Pour toute question relative au traitement de vos données, vous pouvez nous contacter à contact@paylex.fr en précisant l'objet de votre demande.
2. Données collectées
Nous collectons uniquement les données nécessaires à la finalité pour laquelle elles sont traitées. Aucune catégorie particulière de données (santé, opinions, etc.) n'est collectée via le site vitrine.
Via le formulaire de contact
- Nom et prénom
- Structure (cabinet ou entreprise) — facultatif
- Adresse email professionnelle
- Téléphone — facultatif
- Profil (cabinet, ETI, PME, etc.)
- Volume mensuel estimé — facultatif
- Contenu du message libre
- Adresse IP et user-agent du navigateur (pour prévention des abus)
- Horodatage de la demande
Via le portail client (lorsque vous êtes utilisateur Paylex)
- Données d'identification : nom, prénom, email, fonction, organisation, SIRET
- Données de connexion : hash du mot de passe (jamais le mot de passe en clair), historique de connexion
- Documents que vous déposez et métadonnées associées (catégorie, date, taille)
- Échanges au sein du portail (demandes, rendez-vous, support)
3. Finalités et bases légales
Vos données sont traitées selon les bases légales suivantes :
- Traitement des demandes commerciales (formulaire de contact) : basé sur votre consentement (case à cocher au moment de l'envoi) et sur les mesures précontractuelles que vous demandez.
- Exécution du contrat de service (portail client, production paie) : exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou exécution de mesures précontractuelles.
- Prévention des abus et fraudes (log IP, anti-spam) : intérêt légitime de Paylex à protéger son service.
- Obligations comptables et légales (facturation, conservation des justificatifs) : respect d'une obligation légale.
4. Aucune revente, aucun ciblage publicitaire
Paylex ne revend, ne loue ni n'échange aucune donnée personnelle de ses prospects ou clients. Vos coordonnées ne sont pas utilisées à des fins de publicité comportementale, de profilage commercial ni de remarketing tiers.
Le site n'intègre pas de balises publicitaires (Meta Pixel, Google Ads, etc.) et n'utilise pas Google Analytics. Si une solution de mesure d'audience est mise en place ultérieurement, elle sera anonyme, sans cookie de tracking, et signalée dans cette page.
5. Durée de conservation
- Demandes de contact non transformées : 3 ans à compter du dernier échange.
- Données des clients actifs : pendant toute la durée de la relation contractuelle.
- Données des anciens clients (après résiliation) : 5 ans pour des raisons probatoires (article 2224 du Code civil), puis archivage intermédiaire pour respecter les obligations comptables et sociales (jusqu'à 10 ans pour les pièces comptables).
- Logs techniques de connexion : 12 mois maximum, conformément aux recommandations CNIL.
6. Destinataires des données
Les données collectées sont accessibles uniquement :
- aux collaborateurs de Paylex habilités, soumis à une obligation de confidentialité ;
- aux sous-traitants techniques, encadrés par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.
Sous-traitants techniques principaux :
- Hostinger International Ltd (hébergement du site et de la base de données, Chypre — UE).
- [À COMPLÉTER — autres sous-traitants si applicable : SMTP, sauvegarde, etc.]
Aucune donnée n'est transférée en dehors de l'Union européenne.
7. Sécurité
Paylex met en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées : connexion HTTPS, mots de passe stockés sous forme de hash, contrôle des accès, journalisation des connexions, sauvegardes régulières, restriction d'accès aux documents sensibles, durcissement de l'infrastructure d'hébergement.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, Paylex notifiera la CNIL dans les 72 heures et, si nécessaire, les personnes concernées dans les meilleurs délais.
8. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez sur vos données des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie.
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
- Droit à la limitation : demander la suspension du traitement dans certains cas.
- Droit à la portabilité : récupérer vos données dans un format structuré.
- Droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
- Droit de retirer votre consentement : à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs.
- Droit de définir des directives post-mortem relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@paylex.fr en précisant votre demande et en joignant tout justificatif d'identité si nécessaire. Nous répondons dans un délai maximum d'un mois.
9. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL :
10. Cookies
Le site vitrine paylex.fr n'utilise aucun cookie de tracking publicitaire, aucun cookie de profilage et aucune balise tierce.
Le portail client (espace authentifié) utilise un cookie de session strictement nécessaire au maintien de votre connexion. Ce cookie est exempté de consentement préalable, conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, car indispensable à la fourniture du service que vous demandez.
11. Évolutions de la politique
Cette politique peut être amenée à évoluer. La date de dernière mise à jour est indiquée ci-dessous. En cas de modification significative, nous informerons les utilisateurs concernés par email.
Dernière mise à jour : [À COMPLÉTER — date de publication]
